Rilevazione Presenze Dipendenti

Rilevazione Presenze Dipendenti 3.0 è un software facile e intuitivo studiato per registrare l'ingresso e l'uscita dei dipendenti al fine di rilevarne la presenza sul lavoro e stampare la relativa reportistica. Per effettuare la registrazione dell'entrata e dell'uscita, l'amministratore fornisce a ciascun dipendente un nome utente e una password che ha provveduto a creare all'interno di un apposito archivio dei dati personali ad accesso riservato. Il programma è costituito da diverse sezioni interagenti fra loro: un archivio dei dipendenti gestito dall'amministratore per tenere traccia dei dati personali e dei recapiti dei lavoratori e per creare le chiavi di accesso per ciascuno di essi; un registro delle presenze giornaliere, in cui ciascun dipendente annota quotidianamente l'ora di entrata, quella di uscita e l'attività svolta; un ambiente consultabile solo dall'amministratore in cui ottenere i riepiloghi delle presenze di ciascun dipendente selezionando un qualsiasi intervallo di tempo. L'applicazione Anagrafica Dipendenti è una potente rubrica dei contatti ad uso esclusivo dell'amministratore. Per poter entrare in questo ambiente di lavoro occorre, pertanto, disporre della password da amministratore, che coincide con quella utilizzata per effettuare l'autenticazione all'avvio del software. Nell'archivio anagrafico è possibile creare una scheda per ogni lavoratore annotando il cognome e nome, il sesso, la data e il luogo di nascita, lo stato civile, i familiari a carico, l'indirizzo di residenza, i recapiti telefonici e di posta elettronica compresa l'eventuale PEC, il codice fiscale, la partita IVA, l'IBAN bancario, qualsiasi informazione riguardante i pagamenti, gli estremi di un documento di riconoscimento, le qualifiche e i titoli di studio posseduti, l'ufficio in cui lavora, le mansioni svolte, un nome utente e una password assegnati dall'amministratore che consentirà al dipendente di registrare quotidianamente il suo ingresso e la sua uscita dall'azienda. E' anche possibile indicare la tipologia di contratto che il dipendente ha sottoscritto con la ditta, i compensi pattuiti, la data di assunzione e quella di scadenza del contratto di lavoro. Con un solo clic si potrà visualizzare l'elenco di tutti i contratti scaduti presenti in archivio. I campi "Codice fiscale", "Partita IVA", "Carta di credito" e "IBAN" sono affiancati da appositi pulsanti che consentono di verificare la correttezza dei dati inseriti, mentre il campo "E-mail" permette di inviare un messaggio di posta elettronica al dipendente senza uscire dal programma. Ulteriori appunti di qualsiasi genere potranno essere inseriti nel campo "Note". Il pulsante Gestisci elenco attività permette di creare un elenco personalizzato di attività svolte che ogni dipendente dovrà utilizzare all'atto della registrazione delle presenze. Quando salva la scheda del dipendente, l'amministratore gli assegna le credenziali di accesso (nome utente e password) facendo attenzione che esse siano diverse da tutte quelle create precedentemente al fine di identificare ciascun lavoratore in modo univoco. Le credenziali devono avere una lunghezza minima di otto caratteri e possono essere modificate dall'amministratore tutte le volte che desidera semplicemente aggiornando la scheda anagrafica del dipendente. L'icona del lucchetto presente accanto al campo della password consente di nascondere la stessa o di mostrarla in chiaro. E' possibile abbinare una cartella a ciascuna scheda in cui conservare qualsiasi documento riferito al dipendente. Esiste anche la funzione Allega file che consente di associare alla scheda tre file esterni (ad esempio, la copia acquisita allo scanner del documento di identità o del contratto di lavoro firmato dal dipendente) descrivendone il contenuto in apposite caselle. Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i dipendenti a cui sono state abbinate determinate note oppure dei dipendenti che svolgono determinate mansioni all'interno di certi uffici. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati. L'intero archivio dei dati personali dei dipendenti è esportabile in Excel, mentre la singola scheda può essere stampata su carta e consegnata al dipendente al fine di comunicargli le credenziali di accesso all'ambiente per la registrazione delle presenze. Le applicazioni Registrazione Ingressi e Registrazione Uscite sono gli ambienti in cui ogni dipendente deve effettuare il login all'inizio e alla fine della giornata lavorativa utilizzando le credenziali di accesso (nome utente e password) che gli sono state fornite dall'amministratore. L'icona Mostra/Nascondi Password permette, appunto, di nascondere la password oppure di mostrarla in chiaro mentre viene digitata. Queste app permettono di registrare l'ora di ingresso e l'ora di uscita, l'eventuale presenza a mensa durante la pausa pranzo, l'attività svolta e, all'occorrenza, ulteriori annotazioni personalizzate riferite a quel turno di lavoro. Una volta inseriti i dati, il dipendente dovrà premere il pulsante Registra e chiudi e attendere il messaggio di conferma che l'operazione è stata inserita in archivio. All'atto del salvataggio dell'ingresso o dell'uscita, il software esegue dei controlli in archivio per verificare che l'utente non abbia già provveduto a registrare quella operazione in data odierna. Questo significa che le operazioni di ingresso e di uscita devono essere registrate in ordine logico, nel senso che l'uscita non può essere registrata prima dell'ingresso. Se il dipendente sbaglia a selezionare il tipo di operazione, viene visualizzato un messaggio che lo informa dell'errore. Ciascun dipendente può inserire un numero illimitato di ingressi e di uscite durante il giorno. Giova comunque ripetere che, nel registrare le sue presenze, il lavoratore deve prestare attenzione a far seguire ogni operazione di ingresso da una operazione di uscita. E' inoltre importante sottolineare che le operazioni di ingresso e di uscita devono essere registrare nell'arco dello stesso giorno. Nel caso si debbano svolgere dei turni di lavoro notturni a cavallo fra due giorni, bisogna registrare l'uscita prima della mezzanotte e registrare un nuovo ingresso subito dopo. Le informazioni inserite dal dipendente in fase di ingresso nei campi riservati all'attività svolta e alle note possono essere modificate nel momento in cui si registra l'uscita. Questa funzione risulta utile quando, ad esempio, si è svolta un'attività lavorativa diversa da quella prevista e registrata a inizio giornata. Si tenga presente che il software non deve essere chiuso dal dipendente al termine della registrazione della presenza dal momento che, se così facesse, l'applicazione sarebbe terminata e ci sarebbe bisogno della password di amministrazione per riavviare il programma. Questa procedura di sicurezza serve ad impedire ai dipendenti di avere accesso all'archivio anagrafico dei dipendenti e all'ambiente per il riepilogo degli ingressi e delle uscite. L'applicazione Reportistica Presenze è ad uso esclusivo dell'amministratore e permette di visualizzare per ciascun dipendente il riepilogo delle rilevazioni degli ingressi e delle uscite in un qualsiasi intervallo di tempo selezionato all'interno dell'anno solare. A tal fine è sufficiente indicare l'anno solare di interesse e il codice fiscale del dipendente (che può eventualmente essere importato dall'archivio anagrafico), specificare l'intervallo di tempo relativo al periodo da riepilogare e, infine, premere il pulsante Visualizza riepilogo. A questo punto, si ottiene l'elenco di tutte le presenze rilevate nell'arco di tempo selezionato unitamente al totale delle operazioni registrate in archivio. Per riepilogare le presenze di tutti i dipendenti in un determinato intervallo di tempo, bisogna lasciare in bianco il campo del codice fiscale e indicare soltanto l'anno solare unitamente alla data di inizio e di fine intervallo. Si capisce che, se si vuole visualizzare le presenze della giornata corrente o di un giorno qualsiasi, bisogna far coincidere la data di inizio intervallo con quella di fine intervallo. Il riepilogo degli ingressi e delle uscite può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante. L'archivio annuale delle presenze relative a tutti i dipendenti può essere esportato in un file di Excel. Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'amministratore tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette). Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà. Rilevazione Presenze Dipendenti 3.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi. Rilevazione Presenze Dipendenti 3.0 è quindi lo strumento ideale per digitalizzare la rilevazione delle presenze sul posto di lavoro sostituendo con un computer gli ingombranti registri cartacei, tenendo sotto controllo tutto ciò che riguarda i lavoratori e le prestazioni da loro fornite. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.