Prenotazione Tavoli OK

Prenotazione Tavoli OK è un software che offre a chi gestisce un ristorante, una trattoria, una pizzeria ecc. un semplice e accurato sistema di prenotazione dei tavoli per colazioni, pranzi e cene. Il programma permette di gestire tavoli di qualunque capienza e di registrare le prenotazioni dei pasti nei minimi dettagli per essere pronti a servire i clienti nel modo migliore. Con pochi clic, si è in grado di visualizzare e stampare in ogni momento l'elenco completo delle prenotazioni del giorno, di una certa data o anche di un intero mese. L'applicazione Archivio Prenotazioni va utilizzata per registrare o modificare, appunto, le prenotazioni dei tavoli effettuate dai clienti del ristorante. Dopo aver registrato le prenotazioni, basterà avviare il programma per essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le prenotazioni inserite potranno essere esportate in Excel e visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Prenotazione Tavoli OK è studiato per tenere sotto controllo un numero illimitato di prenotazioni e per essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le prenotazioni dei tavoli possono essere descritte indicando la data e l'ora di arrivo del cliente presso il ristorante, il pasto per cui si prenota (colazione, pranzo o cena), i tavoli assegnati, eventuali richieste speciali avanzate dal cliente (ad esempio, posizione preferita del tavolo, segnalazione di eventuali allergie o intolleranze a determinati cibi ecc.), il nome del cliente, un suo recapito telefonico, il numero totale delle persone, il menu prescelto e il prezzo concordato. E' inoltre possibile registrare qualsiasi altra informazione nel campo delle note. Una volta entrati nella schermata per la gestione delle prenotazioni dei tavoli, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora di arrivo del cliente presso il ristorante, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, la tipologia di pasto, il nome del cliente e il numero totale di coperti. L'utente può registrare un numero illimitato di prenotazioni per ciascun giorno. Se si ha la necessità di inserire in archivio prenotazioni che si ripeteranno nel tempo (ad esempio, prenotazioni relative a clienti abituali del proprio ristorante o trattoria), dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora di arrivo) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda. Nell'archivio delle prenotazioni è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle prenotazioni dei tavoli utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle prenotazioni per un certo pasto, con riferimento ad un determinato cliente o ad un certo menu, eccetera. L'elenco dei risultati di ricerca può essere stampato. Come già accennato, per ogni prenotazione è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di prenotazioni imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente all'avvio del programma. E' necessario aggiornare lo scadenzario delle prenotazioni ogni volta che viene servito un cliente mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo, la prenotazione in questione non apparirà più nell'elenco delle prenotazioni imminenti. Tale casella va spuntata anche nel caso in cui la prenotazione sia stata annullata. Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di tutti gli impegni già assolti (ossia di tutti i clienti già serviti) presenti in archivio, mentre il pulsante Da assolvere riepiloga quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e non assolti, vale a dire dei clienti che, pur avendo prenotato, non si sono presentati presso il ristorante. Giova ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a una prenotazione (ossia dopo aver servito un cliente al tavolo), bisogna riaprire la sua scheda, spuntare la casella Impegno assolto e, infine, fare clic sul pulsante Salva per confermare l'aggiornamento. All'avvio del programma l'elenco delle prenotazioni imminenti non mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda della prenotazione da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo desiderato tramite l'apposito pulsante, evidenziare la prenotazione nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto, come già spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno assolto e premere Salva per registrare le modifiche. La scheda della singola prenotazione può essere visualizzata in anteprima o stampata direttamente su carta. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare lo storico di tutte le prenotazioni in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office). La schermata di partenza del programma permette di essere informati sulle prenotazioni imminenti nonché di ottenere il riepilogo delle prenotazioni relative a un giorno o a un mese dell'anno. Si ricorda che l'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo ambiente deve essere effettuata all'interno dell'applicazione Archivio Prenotazioni. All'avvio del programma appare immediatamente una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che ci comunica se ci sono o meno prenotazioni imminenti. Quando sono presenti prenotazioni imminenti, queste compaiono all'interno di un elenco che può essere stampato su carta o esportato in un file di Excel. L'elenco presente nella schermata di avvio contiene una sintesi dei dati principali relativi a ogni prenotazione imminente, mentre la griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta in Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni relative alle prenotazioni dei tavoli registrate in archivio. Se non sono presenti prenotazioni imminenti, la schermata iniziale visualizzerà un elenco vuoto. Si capisce, quindi, che la schermata di avvio è un ambiente di sola lettura utile a verificare se ci sono prenotazioni imminenti. In tale schermata è inoltre presente un calendario che consente di selezionare un giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti che servono a visualizzare le prenotazioni dei tavoli riferite al giorno o al mese selezionato. Si osservi che la lista delle prenotazioni imminenti tiene conto del numero di giorni di preavviso indicato dall'utente per ciascuna prenotazione. Questo significa che tale lista potrebbe visualizzare anche prenotazioni non proprio prossime se l'utente ha deciso di essere avvisato con notevole anticipo. Le prenotazioni imminenti visualizzate nella griglia di dati esportabile in Excel sono ordinate in base alla data e all'ora di arrivo del cliente e la loro disposizione cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha archiviate. Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà. Prenotazione Tavoli OK può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi. Prenotazione Tavoli OK è quindi l'app ideale per i gestori di ristoranti e trattorie che vogliono avvalersi del proprio computer per gestire velocemente le prenotazioni dei tavoli e rivolgere la giusta attenzione ai clienti, dal loro arrivo fino alla loro uscita dal locale. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.