Gestione Riparazioni

Gestione Riparazioni 4.0 è un software facile e intuitivo studiato per laboratori tecnici che svolgono lavori di riparazione e di manutenzione di apparecchi di ogni tipo (caldaie, televisori, antenne, lavatrici, impianti elettrici e idraulici, automezzi riparati o revisionati da autofficine meccaniche, eccetera). Il programma consente di compilare, stampare e archiviare i contratti di manutenzione stipulati con i propri Clienti per l'assistenza tecnica relativa agli impianti, apparecchi tecnologici o attrezzature da essi posseduti, quali caldaie, gruppi frigo, compressori, impianti fotovoltaici, montascale, ascensori e così via. Nel software sono presenti diversi ambienti di lavoro per archiviare l'anagrafica dei Clienti e degli impianti o apparecchi, registrare nel Magazzino i dati relativi a ciascun articolo, pezzo di ricambio o apparecchio disponibile nel proprio laboratorio tecnico e ottenere l'inventario della merce in giacenza, visualizzare in ogni momento lo scadenzario delle manutenzioni, redigere i contratti di manutenzione programmata, emettere Schede di Lavoro per gli interventi tecnici effettuati, compilare e stampare preventivi e documenti di trasporto, tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da ricevere o da effettuare. L'applicazione Archivio Clienti e Impianti è utile per velocizzare la compilazione dei documenti contabili (documenti di trasporto e preventivi), dei contratti di manutenzione e delle Schede di Lavoro grazie alla possibilità di importare i dati anagrafici, ma può essere usato anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al Cliente all'approssimarsi della scadenza della manutenzione, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. Quando si compila la scheda di un Cliente bisogna indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati rispetto alla data di scadenza della prossima manutenzione dell'impianto. Un apposito pulsante consente di visualizzare e di stampare lo scadenzario delle manutenzioni con l'elenco di tutti gli impianti su cui si dovrà intervenire. L'applicazione Gestione dei contratti di manutenzione programmata mette a disposizione un modello di contratto che consente di registrare le informazioni anagrafiche della Ditta manutentrice e dell'Utente, i dati dell'impianto o apparecchio oggetto del contratto (tipo di impianto, marca e modello, numero di matricola, tipo di alimentazione, anno di costruzione, ubicazione e caratteristiche tecniche), le operazioni previste e comprese nella quota di contratto e quelle escluse, le responsabilità contrattuali del Manutentore e quelle dell'Utente, le condizioni che consentono alle parti di recedere dal contratto, la durata del contratto, il totale del corrispettivo, la periodicità e l'importo del canone e le modalità di pagamento. E' anche presente la dichiarazione liberatoria di consenso al trattamento dei dati personali da far firmare al Cliente per gli obblighi relativi alla legge sulla privacy. I dati personalizzabili del contratto di manutenzione occupano una sola pagina di un foglio in formato A4. A tergo dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole contrattuali generali, che sono le stesse per tutti i Clienti. I dati e il logo della Ditta manutentrice vanno inseriti una sola volta e sono memorizzati in automatico all'uscita dall'ambiente per la gestione del contratto di manutenzione. Le informazioni relative al Cliente e all'impianto possono essere o inserite sul momento oppure importate dall'archivio anagrafico. L'applicazione Magazzino Articoli permette di gestire i dati relativi a ciascun bene o apparecchio di cui il proprio laboratorio tecnico dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche essere usato per descrivere i servizi offerti ai Clienti (ad esempio, manutenzione programmata, intervento di riparazione ecc.) per facilitare la compilazione dei documenti contabili grazie alla funzione che consente l'importazione dei dati. Il campo Avviso sottoscorta permette di essere avvisati quando la giacenza di un articolo in magazzino diventa inferiore al valore minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante Sottoscorta. L'applicazione Inventario Merce consente di visualizzare l'inventario di tutti gli articoli del proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è sufficiente servirsi del pulsante Inventario Merce presente nella schermata di partenza del programma, indicare una tipologia nell'apposito campo che compare nella finestra successiva e premere il pulsante Visualizza. Per ottenere l'inventario di tutti gli articoli in magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza senza indicare alcuna tipologia. L'applicazione Scadenze e appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da ricevere o da effettuare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. L'applicazione Schede di Lavoro è studiato per l'emissione del modulo da rilasciare al Cliente in cui sono annotati gli interventi tecnici eseguiti sull'impianto presso il domicilio dell'Utente o presso il proprio laboratorio. Tale scheda riporta i dati dell'impianto, i dati del Cliente, la data e l'ora di inizio dei lavori, il luogo in cui è stato effettuato l'intervento, il nome del tecnico responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal Cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le eventuali raccomandazioni per il Cliente, la data e l'ora della riconsegna dell'impianto al termine dei lavori. Con la funzione Riepilogo Schede di Lavoro Emesse è possibile ottenere il riepilogo per intervallo di tempo delle Schede di Lavoro relative a ciascun Cliente o impianto visualizzando il totale degli importi percepiti. Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic sulla scritta Riepilogo Schede di Lavoro emesse nella schermata per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il nome del Cliente e/o il numero di matricola del suo impianto unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo. Gestione Riparazioni 4.0 dispone di due applicazioni, Emissione Preventivi e Emissione DDT, per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di preventivi e di documenti di trasporto (DDT). La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare i prodotti e servizi presenti nel Magazzino nonché i dati anagrafici del Cliente. L'applicazione Preventivi risulta utile per accontentare il Cliente che vuole sapere i costi prima di richiedere un servizio o effettuare un acquisto. L'applicazione Documenti di Trasporto fornisce tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la stampa di documenti di trasporto che, come è noto, ormai da anni hanno sostituito le bolle di accompagnamento. E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire in stampa nei documenti e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica. Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password scelta dall'utente che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette). Gestione Riparazioni 4.0 può essere utilizzato anche in una rete LAN o su chiavetta USB. Gestione Riparazioni 4.0 è quindi il programma ideale per qualsiasi laboratorio tecnico in cerca di uno strumento veloce per redigere e stampare contratti di manutenzione, Schede di lavoro, preventivi e DDT, nonché per gestire i propri interventi di riparazione o di revisione degli apparecchi e non dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i propri Clienti. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.