Archivio su Misura

Archivio Su Misura 4.0 è un software che consente, in pochi secondi, di crearsi un database personalizzato dotato di un'avanzata funzione di ricerca. L'applicazione dispone, inoltre, di un archivio anagrafico in cui registrare clienti o contatti di qualsiasi genere. Ciascuna scheda del database personalizzato potrà essere abbinata ad un nominativo dell'archivio anagrafico. Nel programma è presente un semplice ambiente che permette di impostare i titoli dei campi di testo che costituiranno il proprio database. E' inoltre possibile personalizzare la schermata di avvio del software indicando il nome e il sottotitolo dell'archivio nonché caricando un'immagine di propria scelta. Al termine della personalizzazione si disporrà, quindi, di un vero e proprio database creato su misura relativamente ai dati da gestire e all'estetica. Facendo clic sulla scritta Impostazioni presente nella finestra di partenza del software si accede a un ambiente che consente sia di personalizzare la schermata di avvio sia di specificare il nome del database da creare e di indicare quali dovranno essere i titoli che appariranno in cima alle caselle che compongono le schede dell'archivio. Si tenga presente che la casella relativa al titolo del primo campo di testo è a compilazione obbligatoria e che la lunghezza massima di ciascun titolo è quella visibile nell’etichetta sopra la relativa casella. I primi sei campi di testo sono particolarmente importanti in quanto potranno essere usati come filtri di ricerca per trovare le schede in archivio. Una volta indicati i titoli dei campi e il nome dell'archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Applica e chiudi per salvare le impostazioni. Il pulsante Annulla permette di uscire dalla finestra delle impostazioni senza salvare le modifiche effettuate. A questo punto il database è pronto per l'uso. Premendo il pulsante Database nella schermata di partenza del software, si entrerà nell'ambiente di lavoro in cui gestire le schede. Ciascuna scheda del database mostra nella parte superiore i 14 (quattordici) campi definiti nell'ambiente Impostazioni, mentre al centro compaiono i dati del nominativo associato alla scheda (cognome e nome, via e numero civico, Comune e provincia di residenza, indirizzo e-mail, recapito telefonico preferenziale, codice fiscale, partita IVA). Il pulsante con la freccia rossa a destra del campo riservato al cognome e nome consente di importare i dati del nominativo dall'archivio dei Clienti. In fondo alla schermata sono presenti due ulteriori campi di testo: il primo serve a memorizzare del testo di qualsiasi genere da utilizzare come chiave di ricerca su Google, il secondo serve ad abbinare l'indirizzo di un sito Internet al record corrente. Dopo aver archiviato le schede, il software consente di effettuare ricerche avanzate nel database funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei primi sei campi di testo del database creato dall'utente nonché nei campi relativi al cognome e nome del contatto associato, al Comune di residenza, al codice fiscale e alla partita IVA. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente. A ciascuna scheda è possibile allegare file di qualsiasi genere che potrebbero essere la versione digitale di documenti cartacei oppure file grafici o multimediali correlati al documento medesimo, la copertina o il testo di un libro se si crea un archivio per la propria biblioteca, la locandina o il file video di un film se si vuole gestire una raccolta di DVD, la foto di una persona o del suo documento di identità se si realizza una rubrica dei contatti, e così via. Se si ha la necessità di inserire in archivio documenti simili, dopo aver salvato la prima scheda è possibile duplicare i dati creando un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto effettuare le modifiche o integrazioni desiderate e salvare la nuova scheda. Mettendo il segno di spunta sulla casella Segnala, la scheda sarà inclusa automaticamente nell'elenco dei record segnalati. Tale funzione permette, ad esempio, di tenere traccia dei pagamenti in sospeso, dei lavori da ultimare, delle persone da contattare, eccetera. Per visualizzare la lista di tali record basta fare clic sul pulsante Segnalati. E' possibile esportare l'intero archivio in un foglio di Microsoft Excel per poter condividere i dati con chi non possiede lo stesso programma. L'esportazione è possibile anche se non si dispone di Excel della Microsoft ma, ad esempio, di Open Office o qualsiasi software in grado di gestire file in formato XLS. Le singole schede del database possono, invece, essere visualizzate in anteprima o stampate su carta. I dati presenti nelle schede sono salvati all'interno di un unico file collocato nella cartella di installazione del software. Per effettuare il backup dei dati sarà quindi sufficiente copiare la cartella di Archivio su Misura 4.0 su una pen-drive o su un qualsiasi altro supporto. Se si vuole creare un secondo archivio sullo stesso computer, basta duplicare la cartella di installazione di Archivio su Misura 4.0 e assegnarle un nome significativo. Per lanciare velocemente il programma si può creare un collegamento sul Desktop al file eseguibile presente in tale cartella. Questa procedura permette di creare un numero illimitato di archivi sullo stesso computer. L'Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende allo scopo di facilitare la compilazione delle schede del database personalizzato grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato. Nell'Anagrafica Clienti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del Cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il Cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del Cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza. Se esistono importanti questioni in sospeso con il Cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità relative alla fornitura di un prodotto o di un servizio. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare. Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del Cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di un Cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva. Per trovare le schede dei Clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i Clienti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note. La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun Cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare tutti gli acquisti effettuati dal Cliente o tutti i servizi a lui prestati. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del Cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. La scheda di ogni singolo Cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'archivio anagrafico dei Clienti può essere esportato in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Archivio Su Misura 4.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà. L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (senza virgolette). Archivio Su Misura 4.0 è quindi lo strumento ideale per chi vuole costruirsi, a tempo di record, un efficace sistema di gestione dati personalizzato senza dover imparare complessi linguaggi di programmazione. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.