Archivio Documenti

Archivio Documenti è un software che viene incontro alle aziende e ai privati cittadini attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, consentendo con poche operazioni di archiviare i documenti e la posta ricevuta, inviata o interna attraverso un sistema di catalogazione documentale e di registrazione di protocollo semplice e professionale. Il programma si compone di due app studiate per organizzare in minuziosi schedari le diverse tipologie di documenti con cui abbiamo a che fare nella nostra vita lavorativa e famigliare. In particolare, Archivio Documenti consente di archiviare la posta in ingresso, in uscita e interna, gli atti, le scritture, i certificati, le bollette, le ricevute di pagamento e tutti gli altri documenti che riempiono i nostri scaffali.

Archivio Documenti è, in altre parole, un potente software di classificazione di documenti cartacei e digitali adatto sia a studi professionali sia alla famiglia per creare schedari documentali consultabili con estrema facilità. I documenti archiviati possono essere recuperati in modo semplice e veloce utilizzando come filtri di ricerca le informazioni inserite dall'utente nelle schede descrittive.

L'applicazione Schedario Documenti è un database in cui catalogare documenti di qualsiasi genere, sia quelli isolati sia quelli facenti parte di un più ampio fascicolo o pratica. E' quindi possibile sfruttare questa app per l'archiviazione di pratiche di ufficio, documenti legali, direttive, circolari, corrispondenza o altro materiale cartaceo di proprio interesse.

In ogni scheda si può indicare il nome del documento, il numero di protocollo ad esso assegnato, il nome e l'indirizzo di chi ha prodotto il documento, la data in cui il medesimo documento è stato prodotto, il nome e l'indirizzo del destinatario, la data di ricezione, l'oggetto del documento, la tipologia, la classificazione, il riferimento all'eventuale fascicolo contenitore del documento, il formato, il numero di pagine, gli allegati, i riferimenti ad altra documentazione, il livello di riservatezza, il software con cui il documento è stato creato, il luogo di conservazione dell'originale cartaceo, i soggetti citati nel documento e ogni ulteriore annotazione.

Per creare la scheda di un documento, basta premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del documento, al produttore e alla data di produzione sono a compilazione obbligatoria.

Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

E' possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale del documento descritto se si è provveduto a scannerizzarlo. A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia, selezionare il file da allegare nella finestra che appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un documento molto simile ad un'altra già presente in archivio. Per utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere il pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda del documento file di qualsiasi genere che potrebbero contenere materiale in formato digitale a cui il medesimo documento fa riferimento.

La casella Da completare va spuntata per indicare che il documento è in fase di lavorazione e deve ancora essere completato. Per visualizzare l'elenco di tutti i documenti non ancora completati, basta fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un foglio con su una matita.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti i documenti creati da un certo produttore oppure tutti quelli appartenenti ad una determinata tipologia.

La scheda di ciascun documento può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Protocollo Posta è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita e tutti i documenti interni relativi al proprio ufficio. La prima operazione da effettuare per protocollare un documento consiste nell'indicare l'anno solare nell'apposito campo e premere il pulsante Apri per accedere all'ambiente preposto all'inserimento dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software inserisce in automatico l'anno corrente quando si accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole consultare i documenti protocollati negli anni passati, è necessario cancellare l'anno corrente e digitare l'anno di interesse.

Una volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei dati, si può iniziare a protocollare una nuova scheda premendo il pulsante Nuovo. Così facendo, il software assegna al documento il numero di protocollo e la data di registrazione, che ovviamente coincide con quella odierna. La numerazione del protocollo è progressiva e tiene conto di quanti documenti sono già presenti in archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno solare. Se si desidera far partire la numerazione automatica da un numero superiore a 1, si deve utilizzare la funzione accessibile tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera "N." che permette di indicare il numero iniziale. Inoltre, spuntando un'apposita casella, si può fare in modo che il numero progressivo del protocollo sia seguito dall'indicazione dell'anno solare.

Dopo aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare clic sul pulsante Salva per archiviare la scheda. La scheda di un documento può essere aggiornata tutte le volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova oppure utilizzando le frecce di scorrimento dei record, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

Ogni documento protocollato può essere descritto indicando la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), l'ufficio e l'operatore responsabile della protocollazione, la categoria di appartenenza del documento, la collocazione dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto, la data di spedizione e quella di ricezione, il formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri documenti, le annotazioni personali, il mittente e il destinatario con i relativi recapiti. I dati dell'ufficio e dell'operatore responsabile della protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi) sono salvati in automatico quando si esce dalla schermata di lavoro, cosicché non occorrerà digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali campi può all'occorrenza essere modificato manualmente tutte le volte che si desidera.

In fondo alla schermata è possibile allegare la copia digitale del documento protocollato, che l'utente del software potrà visualizzare in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega file permette, inoltre, di allegare tre ulteriori documenti connessi a quello protocollato.

Il pulsante Riepilogo protocollo, contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia, permette di visualizzare il riepilogo dei documenti registrati in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare nonché di esportare lo stesso riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate nell'archivio del protocollo informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo è possibile ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti protocollati da un certo operatore e appartenenti ad una specifica categoria.

La scheda descrittiva di un singolo documento può essere stampata su carta, mentre l'intero archivio del protocollo può essere esportato in un file di Excel.

Tutti gli archivi di Archivio Documenti possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Archivio Documenti è quindi lo strumento ideale per aziende, professionisti o privati che vogliono avvalersi del proprio computer per mettere ordine ai propri documenti di ogni genere al fine di averli a portata di mano ogni volta che servono. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.