Eliminacode Pro

Eliminacode Pro 3.0 è un software facile e intuitivo rivolto a studi professionali o associati per erogare biglietti eliminacode per uno o più uffici o sportelli e gestire la chiamata progressiva dei clienti in sala d'attesa. Il programma si compone di diverse applicazioni interagenti che consentono di impostare giornalmente i nomi degli operatori assegnati a ciascun ufficio o sportello, di rilasciare a ogni cliente un biglietto con il numero progressivo di chiamata, di attivare le postazioni di lavoro degli operatori e di avviare il display eliminacode in sala d'attesa per gestire la chiamata dei clienti che aspettano il proprio turno. Eliminacode Pro 3.0 permette di gestire fino a dieci uffici o sportelli e si adatta a qualsiasi struttura lavorativa condivisa da più professionisti che forniscono servizi uguali o diversi. E' un software progettato soprattutto per studi associati di commercialisti, consulenti del lavoro, ingegneri, geometri, avvocati, medici, dentisti e così via. Il programma va utilizzato in una rete locale e va installato una sola volta in una cartella condivisa sul computer che funziona da server. Sulle postazioni client della LAN sarà sufficiente inserire un link al file eseguibile dell'applicazione presente nella cartella condivisa e, in questo modo, i dati potranno essere aggiornati da ciascun operatore. Inoltre, in sala d'attesa si dovrà mettere un computer client, collegato a un monitor preferibilmente di grandi dimensioni, da cui lanciare l'applicazione che visualizza sul display i numeri progressivi dei clienti chiamati dai singoli operatori. L'applicazione Impostazione Uffici è studiata per inserire il logo, la denominazione, l'indirizzo e i recapiti del proprio studio associato e gli orari di apertura al pubblico da visualizzare sul monitor in sala d'attesa. In questo ambiente è anche possibile impostare per ogni ufficio il nome dell'operatore e i servizi erogati in giornata. Tali dati appariranno nella finestra di lavoro per la stampa dei biglietti elimina code e ciò consentirà di individuare facilmente l'ufficio erogante il servizio richiesto. La prima operazione da effettuare all'inizio della giornata lavorativa sarà quindi quella di associare alle singole postazioni di lavoro gli operatori con i relativi servizi forniti, nel caso in cui essi non coincidano con quelli del giorno precedente. I dati, il logo e i recapiti del proprio studio associato, che si presuppone siano sempre gli stessi, vanno ovviamente inseriti una sola volta, a meno che non subiscano variazioni. Per inserire il logo della ditta, basta fare clic sul riquadro dell'immagine presente in alto a sinistra e caricare il file grafico in formato Jpeg o Bitmap. I dati testuali relativi alla ditta inseriti negli appositi campi si salveranno in automatico alla chiusura della schermata. Per impostare i nomi degli operatori e i servizi erogati, bisogna fare clic sull'etichetta di ogni postazione di lavoro, compilare i campi di testo e premere il pulsante Applica e chiudi. L'applicazione Stampa Biglietti mostra in apertura una finestra con dei riquadri che rappresentano i dieci uffici dello studio associato, ciascuno con l'indicazione del nome dell'operatore incaricato e dei servizi erogati. Per garantire un utilizzo corretto, è buona norma far gestire l'erogazione dei biglietti numerati da un addetto al servizio di segreteria la cui postazione di lavoro dovrebbe essere collocata nel luogo di accettazione dei clienti. Dopo aver selezionato un ufficio in base al servizio richiesto dal cliente, nella nuova schermata che appare bisogna premere il pulsante Assegna numero per attribuire un numero progressivo al biglietto. Tale numero inizierà con una lettera coincidente con quella che indica l'ufficio, seguita dal numero progressivo fornito automaticamente dal software. A questo punto bisogna fare clic sul pulsante con la scritta Stampa biglietto. Una volta effettuata la stampa del biglietto eliminacode su carta, sarà possibile uscire dalla schermata premendo il pulsante Chiudi e quindi provvedere, se necessario, all'erogazione di un nuovo biglietto. Se si vuole azzerare la numerazione dei biglietti per l'ufficio selezionato facendola ripartire da 1, bisogna usare il pulsante con l'icona del cestino in basso a sinistra, il quale permette di eliminare l'archivio dei biglietti emessi. Il biglietto stampato su carta contiene, in alto, il nome dell'operatore con il tipo di servizio fornito; al centro, il numero progressivo in grandi caratteri per essere facilmente leggibile e, in basso, l'indicazione dell'ufficio presso cui il cliente dovrà recarsi. In calce compaiono anche la data e l'ora di stampa, unitamente a un promemoria che ricorda al cliente di conservare il biglietto e di esibirlo all'operatore al momento della chiamata. L'emissione dei biglietti crea in automatico gli elenchi dei clienti visibili agli operatori dei singoli uffici. Ciascun operatore avrà quindi la possibilità di sapere in ogni momento quanti clienti sono in attesa. L'applicazione Chiamata Clienti consente di accedere a due diversi ambienti di lavoro: il primo va utilizzato da ciascun operatore per servire i clienti del proprio ufficio, il secondo consente di attivare il display eliminacode in sala d'attesa. Per servire un cliente in attesa, l'operatore deve prima di tutto attivare la propria postazione di lavoro premendo il pulsante relativo al numero di ufficio che gli è stato assegnato nel giorno corrente. Nella finestra successiva, deve quindi selezionare un cliente tra quelli in attesa. A tal fine, basta premere il pulsante Seleziona cliente in attesa e fare doppio clic sul nominativo presente nell'elenco che appare. A questo punto, l'operatore deve premere il pulsante Chiama cliente sul display ed attendere che lo stesso si presenti. Dopo aver prestato il servizio richiesto, l'operatore deve premere il pulsante Cliente servito. Fatto ciò, la schermata si aggiornerà in automatico e l'operatore potrà servire un nuovo cliente. Al termine della giornata di lavoro, l'operatore dovrà premere il pulsante Chiudi ufficio. Per attivare il monitor che consentirà ai clienti in sala d'attesa di controllare la progressione dei numeri chiamati dagli operatori, bisogna premere il pulsante Attiva display eliminacode lanciando l'applicazione dal computer client collegato al monitor posizionato nella stessa sala. Il cliente dovrà fare attenzione al numero progressivo che apparirà sul monitor sotto la dicitura "SERVIAMO IL NUMERO". Ogni nuova chiamata è annunciata da un segnale acustico e da un messaggio visivo che appare per qualche istante. Ogni volta che l'operatore chiama un cliente, sul display compare, oltre al numero di biglietto, l'ufficio presso cui recarsi, il nome del professionista e il tipo di servizio erogato. Il monitor visualizza, inoltre, i dati relativi alle quattro chiamate precedenti. Come già accennato, Eliminacode Pro 3.0 deve essere utilizzato in una rete locale per poter condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza lo studio associato ad installare il programma su tutte le macchine della LAN. Tutti gli archivi che servono al funzionamento di Eliminacode Pro 3.0 risiedono nella stessa cartella. Pertanto, la copia di tale cartella su chiavetta USB o su dispositivo esterno è il metodo più veloce per effettuare il backup dei dati archiviati. L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette). Eliminacode Pro 3.0 è quindi lo strumento ideale per tutti gli uffici degli studi associati che hanno bisogno di un sistema veloce per gestire con semplicità i flussi dei clienti in attesa. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.