Hotellin hallinta

Hotellin hallintaohjelma tarjoaa mahdollisuuden hotellibisneksen toiminnan optimointiin ja helpottamiseen. Tämä ohjelma sopii kaikenkokoisiin liikkeisiin, sekä pieniin majataloihin että jättimäisiin hotellikokonaisuuksiin. Ohjelman avulla voi ohjata hotellin vapaiden huoneiden saatavuutta, luoda tietokantaa asiakkaista, pitää rekisteriä huonevarauksista sekä laatia laskuja majoituksista ja muista palveluista, kuten parkkeerauksesta, aamiaisesta tai turistiveroista.

Ohjelmalla voi luoda graafisen kuvauksen kaikista huoneista, sekä tarkastella kaikkia varauksia taulukkomuodossa. Tietoja voidaan helposti lisätä, muuttaa tai poistaa.

Ohjelmassa kaikki huoneet jaetaan kategorioihin, joissa jokainen huonetyyppi vastaa yhtä kategoriaa. Ohjelmassa on valmiina muutama kategoriamalli. Laitteen käyttäjä voi helposti ja yksinkertaisesti myös määritellä ja luoda itse omat huonekategoriat. Jokaiseen hotellihuoneeseen voidaan lisätä joukko ominaisuuksia, kuten pinta-ala, ilmastointilaitteen saatavuus jne.

Ohjelmaan sisältyy vierailijaluettelo. Hotellissa kerran vieraillut henkilö tallennetaan järjestelmään ja seuraavan kerran hänet voi helposti valita listasta. Jokaiselle vierailijalle voidaan lisätä hänen tärkeimmät tietonsa kuten nimi, syntymäpäivä, sekä lisätietoja kuten kieli, kotimaa, rajoittamaton määrä osoitteita ja yhteystietoja, valokuvia, sekä muita tietoja. Jokaista vierailijaa kohtaan osoitetaan yksi tariffi. Jos tariffi ei ole osoitettu, vierailijalle liitetään vakiotariffi.

Ohjelman avulla voi järjestää joustavan hinnoittelun; määritellä hinnat eri tariffeilleja tiettyjen aikajaksojen kategorioille. Esimerkiksi huoneen hintoja voidaan korottaa tietyille turistisesongin päiville. Nämä lisähinnat voidaan määritellä jokavuotisiksi tai vain tietylle määrälle päiviä. Näin huoneiden hinta ohjelmassa lasketaan riippuen valitusta tariffista, huonekategoriasta, sekä saapumis- ja poistumispäiväyksistä.

Jokainen tariffi määrittelee jokaisen eri huonekategorian hinnan. Lisäksi voidaan määritellä, mitkä palvelut sisältyvät tariffiin, sekä tarkkailla kaaviona tietyn hotellihuoneen hintojen muutoksia vuoden aikana. Jos tariffiin ei ole määritelty kategoriaan pohjautuvaa hintaa, niin tätä kategoriaa varten käytetään kyseisen tariffin ohella perushintaa. Huoneen lopullinen hinta riippuu tariffista ja huonekategoriasta. Toisaalta tariffia voidaan muuttaa, kun huonevarausta tehdään manuaalisesti. Lisäksi käyttäjä voi muuttaa myös lopullista huoneen hintaa laskua laatiessaan.

Huoneiden varausten tilat voidaan helposti erotella eri väreillä. Näin varattujen, asutettujen ja vapaiden huoneiden katsaus on helppoa ja nopeaa. Vierailijoita voidaan myös visuaalisesti ”asuttaa” huoneisiin - vuokraukset voidaan täyttää vastaavilla hotellihuoneilla.

Ohjelmalla voidaan seurata huoneiden siivousta. Kun vierailija kirjautuu ulos hotellista, hänen huoneensa siivouksen tila vaihtuu automaattisesti.

Ohjelmalla voi helposti laatia laskuja majoituksesta ja muista palveluista. Jokaiseen laskuun voi määritellä eri ALV-prosentin. Yhteen laskuun voi helposti lisätä useamman varauksen. Ohjelman käyttäjällä on täydet valtuudet laskua tehdessä: hän voi muuttaa hintoja, lisätä alennuksia jne. Käyttäjä voi helposti muokata laskun ulkoasua sen asetuksista: voidaan lisätä sivuotsikko ja logo, sekä muokata editointia muuttamalla eri kohteiden välistä etäisyyttä, sarakkeiden leveyttä, ym. Jokainen lasku voidaan tallentaa PDF-muodossa tai tulostaa.

Kun ohjelma käynnistetään ensimmäisen kerran, siinä käynnistyy automaattisesti avustajatoiminto, joka auttaa käyttäjää laskujen perusasetusten luonnissa.

Tietojesi turvallista säilytystä varten ohjelmassa on varmuuskopiointitoiminto.